Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions
de formation mises en œuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issues des secteurs privé et publié, en France et à l'international.Visant l'actualisation des connaissances et le
perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, Executive masters, Certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité.

Sciences Po Executive Education est organisée autour de :
- 3 practices : affaires publiques et régulation ; stratégie, leadership et gouvernance ; communication, médias et digital.
- Un pôle qualité,
- Un pôlemarketing sales and services,
- Un pôle administration et finances

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de practice « Stratégie Leadership et Gouvernance » vous assurerez le pilotage administratif d’un portefeuille de programmes d’Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes).

Pour cela, vous aurez la responsabilité de :

1/ Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion des programmes de formation

- Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :

* établir des plannings d’enseignement

* recueillir les programmes et la documentation pédagogique

* gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs

* préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération

* administrer les évaluations des actions de formation

- Gérer la relation avec les participants :

* réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de co-financement le cas échéant

* établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis

* accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité

* organiser des entretiens de sélection et des jurys

- Gérer l’organisation logistique :

* en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation)

* en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie

2/ Assurer le suivi administratif des formations

- Saisir, dans l’outil de gestion des formations, l’ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)

- Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF

- S’assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité

- Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice de la practice

3/ Participer à la vie de l’équipe « Stratégie Leadership et Gouvernance » et, plus largement, de l’ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace.

Le poste est ouvert en CDI, situé à Paris (7ème).

- Formation supérieure de niveau Bac +2 avec une expérience professionnelle dans le secteur de la formation continue

- Connaissance des dispositifs de formation professionnelle

- Sens du service commercial et de l'accueil

- Anglais et autre langue étrangère, le cas échéant

- Adaptabilité et polyvalence

- Méthodique et rigoureux

- Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations/projets

- Capacité à communiquer, aisance relationnelle

- Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité

- Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services

- Capacités rédactionnelles

- Outils bureautiques/web et logiciels métier

• La référente RH de l'Exed
• La directrice de practice stratégie, leadership et gouvernance