Informations générales
Entité de rattachement
Depuis sa création il y a 150 ans, Sciences Po n'a cessé de se réinventer. Aujourd'hui Sciences Po reste une institution où des idées nouvelles peuvent être proposées et expérimentées. Méthodes pédagogiques, enseignements d'ouverture, nouveaux outils : cette capacité à innover est l'une de nos marques de fabrique.
Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Enseignement, recherche, édition, documentation et fonctions supports... L'institution compte aujourd'hui près de 1 200 salariés et plus de 80 métiers qui permettent des parcours de carrière riches et pluriels. Au sein d'un environnement de travail stimulant, nous vous proposons de relever des défis passionnants. Rejoignez une communauté de travail qui prend appui sur de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition écologique.
Référence
2023-605
Date de début de diffusion
15/02/2023
Description du poste
Intitulé du poste
Assistant ou assistante planning - Direction de l'immobilier H/F
Type de contrat
Durée déterminée
Durée du contrat
18 mois
Temps contractuel
Temps plein
Présentation de l'entité
Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.
Le pôle planning est rattaché à la Direction de l'Immobilier et fonctionne en étroite
collaboration avec les autres services de Sciences Po sous la responsabilité de la responsable du service de gestion immobilière.
Le pôle planning a un rôle central au sein de Sciences Po, il planifie tous les enseignements, les examens et les évènements de l'Institution.
Description de la mission
Sous la responsabilité de la Responsable du pôle planning, en relation avec tous les services de Sciences Po, vous devrez notamment effectuer les missions suivantes :
- Gestion du planning des enseignants (mise à jour de l’affichage web, mise à jour des séances de remplacement, etc.) ;
- Planification semestrielle des créneaux horaires des enseignements (grilles horaires) ;
- Réservation des salles pour les enseignements (rattrapages/absences), les réunions, les examens et les évènements ;
- Gestion des surveillants : sélection et convocation des surveillants, organisation du planning de travail dans la base ACCESS, suivi et respect des consignes, gestion du règlement, saisie des éléments de paie.
- Bilan et suivi de l’occupation des espaces : saisie des pointages et des comptages réalisés par les équipes du SSU pour les salles de cours, les salles de séminaires, les salles projets, les salles ouvertes aux étudiants.
- Réservation pour les centres de recherche dans les nouvelles salles de séminaires mutualisées
- Actualisation régulière des données du parc de salles (réunions, salle d'enseignement, salles de projets, etc.)
- Croissance soutenue de l'événementiel.
Profil
- Formation supérieure de niveau Bac+2 spécialisé en secrétariat / assistanat (BTS : DUT)
- Expérience professionnelle de 2 à 5 ans sur un poste similaire, dans les métiers du secrétariat et de l'assistanat
- Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et sens de la diplomatie (contacts quotidiens avec les enseignants et tous les services de Sciences Po)
- Sens développé du service
- Esprit d’équipe (horaires décalés en période d’examens ou en période d'accroissement d'activité)
- Organisation, rigueur, rationalité et fiabilité
- Réactivité et capacité à imaginer des alternatives
- Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Access et des techniques d’information (intranet/internet, messageries) - apprentissage obligatoire de l’outil de gestion de la scolarité (BANNER)
- Connaissance de l’anglais serait un plus
Localisation du poste
Localisation du poste
Paris
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
3- Bac +2
Niveau d'expérience min. requis
2-5 ans
Procédure de recrutement
Entretiens prévus avec
- Agneta Gautier - Référente RH - DRH
- Charlène Lumot - Responsable du pôle planning - DI
- Françoise Albareil - Responsable du service gestion immobilière - DI
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