Adjoint ou adjointe Responsable des services généraux

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-197  

Date de début de diffusion

15/10/2020

Description du poste

Intitulé du poste

Adjoint ou adjointe Responsable des services généraux

Contrat

CDI

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés de droit privé et près de 13 000 étudiants, dont 46 % d'internationaux répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).

La direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

Sous l'autorité hiérarchique du responsable des services généraux et du soutien aux utilisateurs, et en lien étroit avec les membres de l'équipe, vous coordonnez la gestion des services généraux : déplacements professionnels, propreté, traiteur, reprographie, mobilier, fournitures de bureau, collecte sélective des déchets, téléphonies mobile et fixe, restauration et relations avec le CROUS.

Le poste est basé à Paris (75 007) et nécessite quelques déplacements ponctuels dans les campus de province.

Description de la mission

Gestion et pilotage des services généraux :

Proposer une stratégie de qualité de service et d’optimisation des coûts sur votre périmètre.

 

Manager les prestataires et assurer un pilotage opérationnel et financier du budget et des différents contrats :

Piloter l’exécution du marché traiteur. Assurer la mise en place et la bonne exécution des marchés : printing - déplacements professionnels - mobilier. Assurer la gestion du parc de téléphonie mobile. Gérer / piloter les contrats d’entretien des espaces verts, de nettoyage des locaux et de collecte sélective des déchets. Gérer les parcs de véhicules, de machines à café et de distributeurs automatiques. Travailler à l’aménagement des bureaux dans le cadre du projet transversal Campus 2022. Garantir un suivi efficace des commandes et bons de commande, ainsi que de la facturation.

 

Reporting relatif à la politique d’achat et aux services généraux :

Assurer un suivi détaillé des coûts et volumes générés par les différents clients internes et externes pour l’ensemble des marchés et contrats de fournitures et de services. Collaborer à la mise en place des actions de développement durable en lien étroit avec la responsable de la transition écologique. Développer des indicateurs de performance sur le périmètre d’activité. Mettre en place les indicateurs de suivi et de satisfaction des clients internes/ externes. Centraliser un reporting régulier des activités de l’équipe.

 

Gestion des projets transversaux avec les autres directions et services :

En lien avec les directions concernées, anticiper les besoins et délais pour garantir une fourniture des services et prestations dans les délais impartis. 
Rédiger des marchés, suivant le processus défini avec le pôle Achats - marchés et, de manière générale, travailler étroitement avec la Direction des Affaires Juridiques, des Achats et des Marchés sur les différents marchés publics. Assurer l’utilisation efficiente du module achats du système d’information comptable et financier en lien avec la Direction financière. En lien avec votre responsable et avec la Direction de l’immobilier, identifier et traiter les problématiques associées à la mise à disposition des locaux situés Place Saint-Thomas en 2021 (mobilier, restauration, etc.) et préparer l’emménagement des équipes concernées. En lien avec la référente « Transition écologique », mettre en œuvre l’ensemble des actions permettant de traduire dans la politique d’achats et de services l’engagement de l’Institution en faveur du développement durable.

Vous serez amené à suppléer votre responsable dans ses fonctions et missions liées aux services généraux.

 

Management des équipes :

Assurer les missions d’encadrement, une communication interne auprès des membres de l’équipe. Préparer et mener les entretiens d’évaluation, s’assurer du développement et de l'information des collaborateurs.

Profil

  • Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac + 4/5) spécialisé en services généraux
  • Expertise et expérience significative (6 à 10 ans) dans le domaine des services généraux (dont expérience du management)
  • Une expérience professionnelle réussie dans l’enseignement supérieur est un plus
  • Expériences dans la conduite de projet
  • Expérience du pilotage de prestataires et du suivi des contrats de prestations
  • Expérience de la réalisation d’un budget et de son suivi
  • Connaissance des marchés publics souhaitée
  • Excellentes qualités relationnelles, goût du contact, capacité à communiquer avec tous types d’interlocuteurs
  • Rigueur, polyvalence, travail en équipe
  • Capacité à gérer les priorités / esprit d’initiative
  • Grand sens de la confidentialité et de la qualité de service
  • Maîtrise indispensable des outils bureautiques (notamment les tableurs Excel)

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

5- Master ou MBA

Niveau d'expérience min. requis

6-10 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Claire BARDOL, Chargée du recrutement et de la gestion des carrières

Dominique GAILLARD, Responsable des services généraux et du soutien aux utilisateurs

Stéphane GALOUX, Directeur des services et moyens généraux