La direction des services et moyens généraux veille à assurer un cadre de travail adapté aux besoins des collaborateurs et des clients avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

Sous la responsabilité hiérarchique de l'intendant du bâtiment, vous contribuez efficacement à l'accueil et à l'orientation de l'ensemble des publics de l'établissement (étudiants, professeurs, intervenants et personnalités) en vous appuyant sur votre connaissance de l'institution et votre sens du service.

D'une manière générale, vous apportez votre concours au bon fonctionnement de l'établissement en lien avec ses publics étudiants, enseignants et salariés.

Vos principales missions consisteront à :

• Accueillir le public (50 %)

- Accueillir et orienter (présentiel ou téléphone) l'ensemble des publics de Sciences Po (étudiants, professeurs, salariés, invités) en vous tenant au courant au préalable des manifestations prévues au sein de l’institution

- Aider à l’organisation et au bon déroulement des événements (manifestations, conférences, réunions et réceptions)

- Assurer l’ouverture et/ou la fermeture des locaux à heure précise et dans le respect des règles de sécurité

• Accompagner les besoins de la scolarité (35 %)

- Ouvrir les salles de cours et les amphithéâtres, installer les salles dans les configurations requises lors des intercours, ranger et fermer les salles de cours (matériel), aide ponctuelle sur les outils audiovisuels ou informatiques nécessaire au bon déroulé du cours 

- Assurer le suivi de la réservation des salles auprès du service du planning 

-  S’assurer de la présence des professeurs et des étudiants en salle de cours

• Apporter un support lors de la préparation et du déroulement des épreuves (5%)

- Préparer les copies pour les examens et mettre en place les salles d’examens

- Participer à l’organisation des jurys 

- Surveiller les espaces communs lors des examens

• Participer aux activités du service courrier (5 %)

- Recevoir et trier le courrier interne/externe et en assurer la répartition auprès des destinataires

- Gestion des colis livrés / transporter les plis, colis et les documents reprographiés

• Participer aux missions sécurité/sûreté (évacuation, malaise, intrusion) (5 %)

- Bonne présentation et sens du service

- Diplomatie, discrétion, sens de l’écoute et disponibilité

- Rigueur et réactivité

- Travail en équipe

- Capacité à s’exprimer à l’oral

- Capacité à effectuer de petites manutentions (transport de cartons)

- Connaissance de base des outils informatiques

- Maîtrise de l’anglais appréciée

- Permis B souhaité

• La direction des ressources humaines
• La direction des services et des moyens généraux