APPARITEURS OU APPARITRICES

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-177  

Date de début de diffusion

24/07/2020

Description du poste

Intitulé du poste

APPARITEURS OU APPARITRICES

Contrat

CDD

Durée du contrat

9

Présentation de l'entité

La Direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes, avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

Sous l'autorité du responsable de l'équipe du service des appariteurs, vous contribuez efficacement à l'accueil et à l'orientation de l'ensemble des publics de l'établissement (étudiants, professeurs, personnalités, …) en s'appuyant sur votre connaissance de l'institution et votre sens du service.
D'une manière générale, vous apportez votre concours au bon fonctionnement de l'établissement en lien avec ses publics étudiants, enseignants et salariés.

Vous serez également en charge de l'ouverture et de la fermeture des bâtiments en fonction de ses horaires de présence, du contrôle de la présence des enseignants en salle ainsi que du lancement, le cas échéant, des outils informatiques ou audiovisuels installés dans les salles.

Description de la mission

  • Accueillir et orienter le public :
    • Accueillir avec dynamisme et efficacité l’ensemble des publics internes/externes de Sciences Po ;
    • Se tenir régulièrement informé des manifestations à venir ou en cours au sein de l’institution afin de pouvoir renseigner de façon optimale les différents publics ;
    • Bien connaître la disposition des bâtiments et des salles afin de pouvoir orienter au mieux les différents publics et les mener à leur point de destination, si besoin ;
    • Renseigner rapidement les demandes formulées et savoir où aller chercher l’information si celle-ci n’est pas immédiatement disponible ;
    • Réceptionner les appels et rediriger les interlocuteurs vers les personnes ad hoc.
  • Apporter un support à l’organisation des événements :
    • Aider à l’organisation et au bon déroulement des événements (manifestations, conférences, réunions et réceptions) ;
    • Assurer le contrôle aux portes/le contrôle des accès en cas de manifestations/d’événements exceptionnels.
  • Gérer l’ouverture et la fermeture des bâtiments :
    • Assurer l’ouverture et/ou la fermeture des locaux à heure précise et dans le respect des règles de sécurité définies en s’assurant notamment de l’évacuation des publics et de la bonne extinction des lumières.
  • Accompagner les besoins de la scolarité :
    • Réceptionner/dispatcher les documents destinés aux directions (DES/DVU) ;
    • S’assurer de la présence des professeurs et des étudiants en salle de cours et mettre à jour l’information en conséquence ;
    • Assurer le suivi auprès du service du planning pour la gestion des salles.
  • Installer et fermer les salles de cours :
    • Préparer les salles de cours : ouvrir les salles de cours et les amphithéâtres, installer les salles dans les configurations requises lors des intercours (ex : salles en format cinéma) ;
    • Initialiser les ordinateurs/rétroprojecteurs et tout autre outil audiovisuel ou informatique nécessaire au bon déroulé du cours si besoin ;
    • Ranger et fermer les salles de cours : ranger le matériel.
  • Apporter un support lors de la préparation et du déroulement des épreuves et notamment :
    • Préparer les copies pour les examens et mettre en place les salles d’examens ;
    • Participer à l’organisation des jurys ;
    • Vérifier les pièces exigées et surveiller les salles d’examens.
  • Effectuer des petites manutentions
    • Mise en place de salles de cours/conférences ;
    • Transport de cartons.
  • Participer aux activités du service courrier 
    • Réception, distribution (tournée sur le campus) et affranchissement du courrier ;
    • Accueils utilisateurs (gestion recommandés, commande taxi, coursier, etc.).
  • Participer aux missions sécurité/sûreté :
    • En cas d’évacuation ;
    • Dans la prévention aux risques sécurité/sûreté ;
    • Dans l’intervention en cas de malaise ou d’intrusion.

 

N.B : Les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être ajustées en fonction des besoins du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Profil

  • Bonne présentation
  • Diplomatie
  • Sens du service
  • Rigueur, dynamisme et disponibilité
  • Sens de l’écoute et réactivité
  • Discrétion
  • Capacité à s’exprimer à l’oral
  • Travail en équipe
  • Connaissance de base des outils informatiques et audiovisuels
  • Bonne maîtrise de l’anglais appréciée

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

2- Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Claire BARDOL, Chargée du recrutement et de la gestion des carrières

Régis BECHET, Adjoint opérationnel en charge du pilotage des intendants

Didier LE BRAS, Responsable opérationnel