Assistant.e aux Admissions (Collège universitaire) H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-183  

Date de début de diffusion

09/09/2020

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e aux Admissions (Collège universitaire) H/F

Durée du contrat

9 mois

Présentation de l'entité

La Direction des Admissions a la responsabilité de garantir le recrutement des étudiants en formation initiale et de coordonner l'ensemble des procédures d'admission et voies d'accès à Sciences Po. Elle travaille pour ce faire en lien étroit avec la formation et les programmes de Sciences Po ainsi qu'avec l'ensemble des services internes. La Direction des admissions assure également l'information aux candidats sur les sujets de l'admission et les accompagne tout au long du processus de leur candidature.

Description de la mission

Au sein de la Direction des Admissions, sous la responsabilité de la Directrice des admissions et en lien étroit avec les équipes en charge de l’admission au Collège universitaire de Sciences Po, vous aurez pour mission d’accompagner la mise en place administrative et opérationnelle de la réforme des admissions en première année de Sciences Po. Dans le cadre de cette mission, vous participerez notamment aux missions suivantes :

Appui à l’organisation des formations des évaluateurs et examinateurs de la procédure d’admission réformée :

-       Participation à la conception de la documentation nécessaire pour les formations
-       Participation à la mise en place des sessions de formation
-       Accueil des participants et appui aux organisateurs
-       Appui technique aux évaluateurs

Information aux candidats sur la nouvelle procédure d’admission et à la gestion des candidatures sur le portail de Sciences Po et de Parcoursup :

-       Communication des nouvelles procédures aux candidats
-       Réponses aux interrogations, en français et en anglais
-       Conception et rédaction de modèles types (Template de mails)
-       Participation aux Journées portes ouvertes ou autres événements d’information avec des publics présentiels ou virtuels (en français et en anglais)

Appui à la gestion des candidatures dématérialisées sur le portail de Sciences Po et de Parcoursup :

-       Vérification des dossiers de candidats internationaux sur le portail de Sciences Po (complétude)
-       Relance des candidats internationaux en cas de dossiers incomplets (en anglais)
-       Suivi des dossiers de candidats sur le portail de Parcoursup (en français)

Appui à l’organisation des sessions d’entretiens d’admission à distance (Zoom) :

-       Saisie des créneaux d’entretiens pour les candidats sur la plateforme de Sciences Po et sur Zoom
-       Envoi des convocations (en français et en anglais)
-       Vérification de la qualité de la connexion du candidat en vue de son entretien
-       Saisie des examinateurs et des commissions dans Zoom
-       Téléchargement des dossiers des candidats et des fiches d’évaluation sur une plateforme numérique
-       Accueil des examinateurs en présentiel et accompagnement de ceux qui seront à distance, appui aux commissions tout au long de la période des entretiens
-       Appui au lancement des entretiens sur Zoom : accueil des candidats en salle d’attente virtuelle (en français et en anglais), vérification de l’identité du candidat, vérification de la connexion, vérification des conditions d’examen, etc.

Appui à l’organisation des jurys d’admission :

-       Appui à l’organisation logistique des jurys tout au long de l’année
-       Impression des dossiers de candidature pour les jurys en présentiel et téléchargement des dossiers pour les jurys à distance
- Suivi des candidatures et participation à l’intégration

Profil

-          De formation Bac+2 (BTS, DUT, etc.) ou Licence

-          Expérience professionnelle réussie sur des fonctions d’assistanat

-          Appétence pour les enjeux du recrutement étudiant dans l’enseignement supérieur et envie de participer à la mise en œuvre d’une réforme

-          Excellent relationnel, goût du contact et goût pour le travail en équipe

-          Excellent sens du service, ponctualité et disponibilité, capacité à s’adapter aux publics divers

-          Grande rigueur et qualités organisationnelles indispensables

-          Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

-          Maîtrise écrite et orale du français et de l’anglais indispensable

-          Bonne connaissance du projet éducatif de Sciences Po serait un plus

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Dominique LABORDE : Chargé de Recrutement et de Gestion des Carrières

Gabriela REHOROVA CROUZET : Directrice des Admissions