Assistant ou assistante au pôle planning

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Science Po est la première université française labellisée "égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" par l'agence française de normalisation (AFNOR).

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents et sur des principes déontologiques forts. À Sciences Po, nous considérons chaque candidat ou candidate comme une personne singulière, une combinaison unique de talents, d'intérêts, de passions. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation.

  

Référence

2022-452  

Date de début de diffusion

11/05/2022

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant ou assistante au pôle planning

Type de contrat

Durée déterminée

Durée du contrat

2 mois

Temps contractuel

Temps plein

Présentation de l'entité

Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.
Le pôle planning est rattaché à la Direction de l'Immobilier et fonctionne en étroite collaboration avec les autres services de Sciences Po sous la responsabilité de la responsable du service de gestion immobilière.
Le pôle planning a un rôle central au sein de Sciences Po, il planifie tous les enseignements, les examens et les évènements de l'Institution.

Description de la mission

Sous l’autorité de la responsable du service de gestion immobilière et de la responsable du pôle planning, en relation avec tous les services de Sciences Po, vous devrez notamment effectuer les tâches suivantes :

  • Gestion du planning des enseignants (mise à jour de l’affichage, mise à jour des séances de remplacement, etc.) ;
  • Planification semestrielle des créneaux horaires des enseignements (grilles horaires) ;
  • Réservation des salles pour les enseignements (rattrapages/absences), les réunions, les examens et les évènements ;
  • Gestion des surveillants : sélection et convocation des surveillants, organisation du planning de travail dans la base ACCESS, suivi et respect des consignes, gestion du règlement, saisie des éléments de paie ;
  • Participation au développement du projet Campus 2022 ;
  • Intégration du nouveau bâtiment (salles d’enseignement, salle de séminaire, salles projets, salons de la recherche… localisation dans le bâtiment, mode de réservation…) ;
  • Actualisation régulière des données du parc de salles (réunions, salle d'enseignements, salles de projets, etc.)
  • Répondre qualitativement aux besoins des enseignants, des étudiants et des chercheurs.

Profil

  • Formation en secrétariat (BTS…) et expérience significative des métiers du secrétariat
  • Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et sens de la diplomatie (contacts quotidiens avec les enseignants et tous les services de Sciences Po)
  • Sens développé du service
  • Esprit d’équipe (horaires décalés en période d’examens ou en période d'accroissement d'activité)
  • Organisation, rigueur, rationalité et fiabilité
  • Réactivité et capacité à imaginer des solutions de rechange
  • Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Access et des techniques d’information (intranet/internet, messageries) - apprentissage obligatoire de l’outil de gestion de la scolarité (BANNER)
  • Connaissance de l’anglais serait un plus

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

La direction des ressources humaines

La direction de l'immobilier