Assistant ou Assistante de formation (Executive Education) H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2019-77  

Date de début de diffusion

05/10/2019

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante de formation (Executive Education) H/F

Contrat

CDI

Présentation de l'entité

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en oeuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international.
Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, Executive masters, Certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité, coaching.
Sciences Po Executive Education est organisée autour de :
3 practices : affaires publiques et régulation ; stratégie, leadership et gouvernance ; communication, médias et digital. L'équipe des assistant(e)s de formation, un pôle marketing sales and services, un pôle administration et finances.

Description de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des assistants de formation, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe et plus largement de l’Exed, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :


Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat :
agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d’offres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, classement, archivage, etc.


Accueil et suivi commercial :
relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ; constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d’offres et consultations ; réception et suivi des  candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux
formations diplômantes et certifiantes.

Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :
inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ; relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique,  confirmations, dossiers administratifs ; suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ; entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.


Support à l’organisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :
planification, réservation des salles, reprographie, préparation de la documentation et réservation du matériel nécessaire à chaque opération ;
organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ; traitement des évaluations des actions de formation.

Veiller à la continuité du service en travaillant en relais avec les autres assistant(e)s de formation en
participant aux activités de secrétariat inhérentes à la vie du service.

Profil

Anglais et autre langue étrangère, le cas échéant
 
Connaissance des dispositifs de formation professionnelle

SAVOIR-ÊTRE
Adaptabilité
Capacité à communiquer, aisance relationnelle
Polyvalence
Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité
Sens de l'organisation, rigueur
Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services


SAVOIR-FAIRE
Capacités rédactionnelles
Outils bureautiques/web et logiciels métier
Sens du service commercial et de l'accueil
 
 BAC +2 Avec une expérience dans le secteur de la formation continue

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Chargée de recrutement et gestion des carrières (DRH)

Responsable du pôle assistant(e)s et son adjointe (EXED)