Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.
La Direction de la formation initiale a pour missions principales d'organiser les cursus et de les mettre en œuvre, de l'admission des étudiants jusqu'aux différents diplômes qui jalonnent leur parcours à Sciences Po.
Elle est composée de plusieurs directions, centres et services. Au sein de la Direction de la formation initiale, l'École d'affaires publiques (EAP) offre divers programmes accessibles en français ou en anglais, en formation initiale (Master Politiques publiques, Master Affaires européennes), et déclinés en spécialités thématiques ou sectorielles, en français et en anglais (administration publique, culture, santé, énergie, sécurité et défense, etc.).
Les débouchés professionnels des étudiants de l'École sont nombreux et divers, aux niveaux national, européen et international : cadres du secteur public recrutés par voie de concours ou contractuelle, et du secteur privé, entrepreneurs sociaux ou associatifs. L'École compte par ailleurs des programmes sélectifs dans le cadre de son Policy Lab qui développe des outils et méthodes pertinents à la transformation de l'action publique.
Sous la responsabilité directe des responsables pédagogiques concernés par les programmes, et en coopération avec d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous assurerez notamment les missions suivantes :
Fonctions spécialisées d’assistanat pédagogique (Spécialités Culture et Cultural Policy, module d'Etudes de cas ) :
- Accueil et contact avec les différents publics : étudiants et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ; en lien avec le Pôle enseignant de Sciences Po, accompagnement administratif des enseignants, remboursements de frais;
- Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation ;
- Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans
Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des étudiants ;
- Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité en lien avec les responsables pédagogiques ;
- Participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation,
préparation et suivi des élections des délégués dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de l’assiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagement et césure ;
- Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des étudiants et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme.
Fonctions classiques de secrétariat :
- Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
- Participation à la réalisation d’activités de secrétariat concernant des dossiers propres au programme et à l’Ecole.
Le poste est ouvert en CDD, dans le cadre d'un remplacement longue durée, basé à Paris (7ème), à pourvoir rapidement.
Profil
- Formation supérieure de niveau Bac + 2 et une expérience professionnelle significative dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire ;
- Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe ;
- Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
- Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative, autonomie;
- Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
- Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Bon niveau d’anglais requis, B1 minimum;
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
Avantages
- Télétravail 1 journée par semaine
- Rémunération fixe sur 12 mois
- 40 jours ouvrés de congés payés par an
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
- Titres Restaurant
- Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
- Offre sociale et culturelle du CSE.
Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.