Au sein de la Direction de la Formation, l'École du management et de l'impact (EMI) a pour vocation de former les acteurs économiques de demain capables par leur créativité et leur vision entrepreneuriale de transformer l'entreprise et de repenser son rôle dans la société au regard des enjeux de bien commun. Ses deux piliers transversaux sont l'impact et le digital. L'Ecole couvre l'ensemble des métiers et secteurs déjà servis par les masters existants : le conseil, la finance, l'industrie, la communication, les médias, les industries créatives, l'innovation. Elle favorise le placement des diplômés dans de nouveaux domaines comme le digital, l'entrepreneuriat, les nouveaux modèles d'affaires, l'investissement responsable, le management du risque et la gouvernance, le reporting social et l'environnement.

Sous l'autorité du Directeur exécutif de l'Ecole et de la responsable pédagogique du master RH, vos serez l'interlocuteur des étudiants, des enseignants et des services centraux. Vos principales missions seront les suivantes :

1) Fonctions de secrétariat pédagogique 

• Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation les différents interlocuteurs internes ;
• Gestion des rentrées universitaires semestrielles : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte des souhaits et besoins de matériel pédagogique, réservation des salles, organisation des réunions. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves ;
• Suivi de la scolarité dans son ensemble au quotidien;
• Concours à la qualité de la pédagogie: établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction des études et de la scolarité, préparation et suivi des élections des délégués élèves dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, suivi de l’assiduité des élèves ;
• Gestion des fins de semestre : suivi des notations des élèves et contrôle de
  l’assiduité, préparation des examens, traitement des copies et des notations, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme ; suivi des admissions (élaboration des listes d'admis et de statistiques) ;
• Gestion et suivi de l'année de césure : envoi et partage des offres reçues par l'Ecole, contacts permanents avec les entreprises, inscriptions des étudiants, tenue de tableaux de bord et suivi des étudiants pendant leur année de césure.

2) Fonctions classiques de secrétariat 

• Accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc ;
• Organisation des rendez-vous avec les étudiants (RV d'orientation et RV
  exceptionnels) et avec les enseignants.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

• De formation Bac + 2 minimum, vous bénéficiez d’expériences significatives sur des fonctions d’assistanat polyvalent (3/5 ans), et si possible dans une activité similaire ;
• Excellent relationnel, sens du service et du travail en équipe ;
• Goût pour la communication ;
• Sens de la confidentialité ;
• Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, et de réactivité ;
• Qualités d’initiative et d’anticipation, autonomie ;
• Maîtrise des outils bureautiques de première nécessité (Word, Excel, Powerpoint, messageries électroniques et navigation Internet) et aisance dans l'apprentissage de nouveaux logiciels métier (logiciel de gestion de la scolarité), Access ;
• Connaissance et pratique professionnelle de l’anglais sera un atout apprécié
• Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

• Le RRH de l'EMI ;
• Une responsable pédagogique de l'EMI ;
• Pour la personne qui occupera le poste, un entretien avec le directeur exécutif de l'EMI.