Assistant ou assistante pédagogique

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-112  

Date de début de diffusion

14/01/2020

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant ou assistante pédagogique

Contrat

CDI

Présentation de l'entité

La Direction de la formation a pour missions principales d'organiser les cursus et de les mettre en œuvre, de l'admission des étudiants jusqu'aux différents diplômes qui jalonnent leur parcours à Sciences Po. Elle est composée de plusieurs directions, centres et services.

Au sein de la Direction de la formation, l'École d'affaires publiques (EAP) offre divers programmes accessibles en français ou en anglais, en formation initiale (Master Politiques publiques, Master Affaires européennes), et en formation exécutive en un an (Master of Public Affairs, Master d'expérimentation en Arts et Politique), et déclinés en spécialités thématiques ou sectorielles (culture, santé, économie, sécurité, etc.). Les débouchés potentiels de l'École sont nombreux et divers, aux niveaux national, européen et international : responsables politiques, hauts fonctionnaires, cadres du secteur public et du secteur privé, entrepreneurs sociaux ou associatifs. L'École compte par ailleurs un Laboratoire de Politiques Publiques (Policy lab) qui développe des outils et méthodes permettant l'innovation pédagogique et la mise en situation des étudiants, au service de l'ensemble des formations dispensées.

Description de la mission

Sous l’autorité de la responsable du programme et en coopération avec un certain nombre d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous assurerez notamment  les missions suivantes :


Fonctions spécialisées d’assistanat pédagogique :

  • Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ; en lien avec le service d’accueil des enseignants de Sciences Po, accompagnement administratif des enseignants, remboursements de frais;
  • Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves;
  • Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation, préparation et suivi des élections des délégués  dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de l’assiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagement et césure;
  • Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme.

Fonctions classiques de secrétariat :

  • Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
  • Participer à la réalisation d’activités de secrétariat concernant des dossiers propres au programme et à l’Ecole.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du programme et des problématiques qui lui sont rattachées.

Profil

  • Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire ;
  • Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe ;
  • Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
  • Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative, autonomie ;
  • Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
  • Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
  • Qualités rédactionnelles ;
  • Capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre ;
  • Bon niveau d’anglais requis ;
  • Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
  • Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Claire BARDOL, Chargée de recrutement et gestion des carrières

Anne-Solenne de ROUX, Directrice exécutive de l'Ecole d'affaires publiques