Assistant / Secrétaire de scolarité (F/H)

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-176  

Date de début de diffusion

24/07/2020

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant / Secrétaire de scolarité (F/H)

Contrat

CDD

Durée du contrat

5

Présentation de l'entité

Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

Le Collège universitaire est rattaché à la Direction de la Formation initiale (DFi) et fonctionne en étroite collaboration avec les autres services de Sciences Po. Le Collège universitaire, sous la direction de la Doyenne, accueille chaque année environ 4500 étudiants français et internationaux sur un cursus de 3 ans, en formation diplômante ou dans le cadre du programme d'échanges.

Le campus de Reims accueille le plus grand nombre d'étudiants du Collège universitaire, dont la moitié sont internationaux. Il propose deux programmes distincts, l'un anglophone portant sur les relations transatlantiques entre l'Europe et l'Amérique du Nord, et l'autre francophone tourné vers l'Afrique et les relations entre l'Europe et l'Afrique, ainsi qu'un programme d'échange. Six programmes de doubles diplômes internationaux sont également proposés, ainsi qu'un double diplôme national avec l'Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA) autour des sciences de la vie, dans le cadre du programme METIS. Ce cursus interdisciplinaire qui réunit les deux établissements, Sciences Po et URCA, est intitulé “Environnement et société durables” et accueille sa première cohorte à la rentrée 2020

Description de la mission

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice adjointe du campus, en lien avec le Directeur du programme METIS, ainsi qu’avec un certain nombre d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous devrez notamment assurer les missions suivantes :

Fonctions spécialisées d'assistant pédagogique :

  • Accueil, suivi et accompagnement des étudiants :

o Gestion de la scolarité (logiciel Banner) : création et au paramétrage des unités pédagogiques, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne, mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants ;

o Participation à des permanences d’accueil des étudiants en français et en anglais ;

o Orientation des étudiants dans la recherche d’interlocuteurs pour compléter leurs démarches administratives ;

o Relais avec le service aux usagers de Paris (Accueil administratif et Aides sociales) ;

  • Relation avec les enseignants : élaboration et envoi de leurs grilles horaires, réservation des salles, organisation du calendrier annuel, mise à disposition de matériel pédagogique, préparation et suivi du déroulement des enseignements ;
  • Concours à la qualité de la pédagogie : participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la Direction de la formation initiale, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires ;
  • Gestion des fins de semestre : planification et préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, aide à la préparation des jurys, organisation de la notation en ligne par les enseignants pour les contrôles continus.

Fonctions classiques de secrétariat :

  • Organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc.
  • Participation à des activités de secrétariat concernant des dossiers propres au programme METIS et au Collège Universitaire.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies.

Profil

  • Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire ;
  • Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe ;
  • Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
  • Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative, autonomie ;
  • Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
  • Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
  • Qualités rédactionnelles ;
  • Capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre ;
  • Bon niveau d’anglais requis ;
  • Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
  • Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

Localisation du poste

Localisation du poste

Reims

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Dominique Laborde - Direction des Ressources Humaines

Nicolas Benvegnu - Direction de la Formation

Tilman Turpin - Directeur du campus de Reims