Chargée ou chargé de services généraux - DSMG - Sciences Po H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est la première université française labellisée "égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" par l'agence française de normalisation (AFNOR).

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents et sur des principes déontologiques forts. À Sciences Po, nous considérons chaque candidat ou candidate comme une personne singulière, une combinaison unique de talents, d'intérêts, de passions. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation.

  

Référence

2022-535  

Date de début de diffusion

25/10/2022

Description du poste

Intitulé du poste

Chargée ou chargé de services généraux - DSMG - Sciences Po H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Temps contractuel

Temps plein

Présentation de l'entité

La direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

L'équipe des services généraux pilote et gère différents marchés ou services : la reprographie, la propreté, l'accueil téléphonique, les fournitures de bureau, le service traiteur, la téléphonie mobile, les déplacements professionnels...
Elle assure le contrôle de la performance contractuelle et le pilotage des relations fournisseurs ; le suivi des commandes et leurs facturations fait également partie de son quotidien.


Description de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable adjoint des services généraux et en lien étroit avec les membres de l'équipe, vous coordonnez la gestion de l'activité liée à vos domaines d'intervention : traiteurs, distributeurs automatiques, fontaines à eau, machines à café, restauration externe, relations avec le CROUS...

Vos principales missions seront les suivantes :

Assurer la gestion des parcs/flottes/offres sur le périmètre national

- Suivi de l’exécution des prestations du marché Traiteurs, Distributeurs Automatiques, Fontaines à eau, Machines à café, prescripteur des marchés à venir ;
- Etre force de proposition sur le sujet de la restauration externe


Assurer les relations avec le CROUS


- Interlocuteur(rice) privilégié(e) du directeur de site du CROUS ;
- Assurer le bon respect des prestations à assurer par le CROUS ;
- Travailler avec les étudiants et le CROUS pour obtenir une alimentation conforme aux attentes de l’institution


Piloter les contrats


- Piloter les plannings d’interventions des différents prestataires en vous assurant de la continuité et la qualité de service en toutes circonstances en rendant compte à votre responsable suivant le processus décidé ;
- Être l’interlocuteur privilégié des prestataires, piloter leur activité de façon régulière grâce à du reporting, des comités de pilotage, un bilan annuel d’activités. Être force de proposition pour améliorer les processus ;
- Centraliser la gestion administrative : saisie des factures et des commandes sur le logiciel comptable ;
- Passer et suivre les commandes, le contrôle des livraisons et la répartition dans les services ;
- Être l’interlocuteur unique des prestataires et centraliser les demandes suivant le prestataire ;
- Dans votre périmètre d’activité, définir et rédiger les procédures, règles d’utilisation en fonction des besoins, contrôler leurs applications et s’assurer du suivi administratif et opérationnel ;
- En fonction du prestataire et de son activité, s’assurer du suivi des documents administratifs obligatoires pour l’ensemble des prestataires pilotés ;
- Assurer et suivre les prestations sur l’ensemble des bâtiments, rendre compte en centralisant à votre responsable et transmettre au régisseur concerné. Être force de proposition pour proposer des améliorations budgétées ;
- Assurer dans ses domaines de compétence un rôle de conseil auprès des campus de régions en étant l’interlocuteur(rice) privilégié(e) sur vos différents domaines ;
- Afin d’assurer une continuité de service pour la communauté Sciences Po, chacun des collaborateur(rices) des services généraux est amené à assurer sur certaines tâches précises le back up pendant des périodes définies avec par exemple la saisie des actions liées aux commandes et aux paiements dans le logiciel comptable et le suivi de relations avec les prestataires.

Le poste est basé à Paris (75007) et peut nécessiter quelques déplacements ponctuels dans les campus de province.

Profil

- Expérience professionnelle sur un poste similaire serait appréciée

- Sens de l’anticipation et gestion des priorités

- Ponctualité et disponibilité

- Sens du service, esprit d’équipe, esprit d’ouverture

- Excellent relationnel, bon communiquant, capacité à aller chercher l’information

- Capacité à gérer des tâches multiples, dans un environnement en constant changement

- Gestion des imprévus, réactivité, diplomatie

- Maîtrise du pack office  

- Une connaissance de l’environnement des services généraux serait appréciée

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

7- Autres

Niveau d'expérience min. requis

Inférieur à 2 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

  • La RRH de la DSMG
  • L'adjoint au responsable des services généraux - DSMG
  • Le responsable des services généraux et soutien aux utilisateurs - DSMG