L'Executive Education, autrefois appelée Direction de la formation continue, forme les cadres et dirigeants des secteurs publics et privés et les accompagne dans leurs dynamiques de transformation et de développement.

Sous la responsabilité de la Directrice Marketing, vous êtes en charge des aspects logistiques et d’assistanat liés à l’organisation des formations de l’Executive Education. Attentif à la qualité de l’accueil et au service apportés aux clients et participants, vous vous assurez de la planification et du bon déroulement logistique des programmes. Vous travaillez en équipe avec un autre coordinateur logistique, avec qui vous vous répartissez l’activité.

Sciences Po est lauréat du projet SPICE-X/Boost X du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche à hauteur de 5,6 millions d’euros, dans le cadre de l’appel à projets ASDESR de France 2030. Ce poste s'inscrit dans le cadre de ce projet de croissance.

 Vos missions principales :

• Planification des réservations (formations et réunions internes de l’Executive Education) sur l’outil de gestion des salles ;
• Planification de la restauration (petit- déjeuner, déjeuner au restaurant ou plateau repas, cocktails), dans le respect de l’accord cadre et des prestataires référencés. Saisie des prestations dans l’outil de gestion des salles, demande de devis et suivi des commandes, enregistrement des achats dans le logiciel de comptabilité ;
• Gestion des stocks (goodies, brochures, boissons) et archivage dans les caves du bâtiment ;
• Dépannage de premier niveau et assistance auprès des utilisateurs (professeurs et participants) du matériel pédagogique (ordinateur, zoom, matériel audiovisuel etc.), en lien avec le département informatique et le service audiovisuel ;
• Soutien de la mise en place logistique des salles de formations en accompagnement du prestataire accueil ;
• Aide à l’organisation et au bon déroulement des événements.

N.B : Ce poste nécessite des heures de travail variables en lien avec nos évènements.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

• Excellentes qualités relationnelles avec des interlocuteurs variés
• Forte sensibilité et attachement à la notion de qualité de service client
• Rigueur et sens du détail
• Autonomie, grand sens de l’organisation, esprit d’initiative
• Disponibilité et fiabilité
• Goût du travail en équipe et polyvalence
• Capacité à gérer l’imprévu et rapidité d’intervention
• Pratique courante des outils bureautiques et forte sensibilité au matériel informatique et audiovisuel
• Anglais professionnel (B2)

 Avantages :

• Rémunération fixe sur 12 mois ;
• 40 jours ouvrés de congés payés par an ;
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) ;
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475€/an) ;
• Titres Restaurant ;
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire ;
• Offre sociale et culturelle du CSE.

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap

Avec la directrice marketing de l'Exed et un représentant des Ressources Humaines