Une assistante ou un assistant de gestion administrative

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie sur des femmes et des hommes de talents. Depuis plusieurs années, nous poursuivons une politique dynamique de recrutement. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1000 salariés de droit privé au sein d'une institution en mouvement, moteur de l'innovation
  

Référence

2020-162  

Date de début de diffusion

21/07/2020

Description du poste

Intitulé du poste

Une assistante ou un assistant de gestion administrative

Contrat

CDI

Présentation de l'entité

Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

La Direction des Affaires Internationales (DAI) pilote et coordonne la stratégie de la politique internationale de Sciences Po. Pour assurer ce rôle, elle met à disposition une expertise géographique sur les pays du monde et sur le développement universitaire à l'international. Plus précisément elle coordonne et anime les relations avec les pays du monde dans lesquels Sciences Po est impliqué. Elle accompagne les acteurs de l'offre de formation et de la recherche pour développer les partenariats à l'international Elle établit enfin un plan stratégique de marketing-promotion à l'international et veille à sa mise en œuvre au niveau institutionnel.

Description de la mission

Placé(e) sous la responsabilité de la Responsable des affaires administratives et financières de la DAI, en lien avec les équipes des centres géographiques de la DAI, vous apporterez votre soutien dans la gestion administrative et financière notamment pour assurer les fonctions suivantes : 

Aide au suivi budgétaire de la DAI et plus particulièrement au suivi des dépenses et des factures pour le centre des Amériques (50%) (suivi budgétaire des programmes spéciaux) et centre APAMO et autres (50%) :

  • Suivi budgétaire des divers projets spéciaux mis en œuvre par le centre des Amériques : réservations de prestations, demandes d’achats, suivi de la facturation et synthèse des coûts des programmes une fois terminés ;
  • Établir les frais de missions et compléter les relevés cartes professionnels mensuels des centres APAMO et Amérique, et le cas échéant des autres centres en prenant en considération les clôtures mensuelles ;
  • Appui à l’organisation des missions du centre des Amériques ;
  • Établir et tenir à jour des tableaux de suivi annuel de certaines lignes budgétaires, notamment les budgets « missions » des centres.

Autres activités transverses :

  • Assurer la gestion des archives papiers des accords de coopération avec l’ensemble de nos partenaires dans le monde ;
  • Apporter un soutien ponctuel lors d’événements de promotion organisés par la cellule marketing ou les centres géographiques (passer les demandes d'achat, suivi des factures et du budget de l’événement etc…).

N.B : ces activités sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service.

Profil

  • Formation supérieure de niveau Bac+2 à minima, avec une spécialité en comptabilité et en gestion (type BTS Comptabilité-Gestion ou DUT GEA) ou formation LEA / AES avec un goût prononcé pour les chiffres
  • Une première expérience professionnelle serait appréciée
  • Bonne maîtrise des processus de suivi budgétaires
  • Qualités d’organisation et précision dans le travail
  • Qualités relationnelles et sens du service
  • Goût pour le travail en équipe
  • Disponibilité et adaptabilité à des contextes interculturels
  • Maîtrise de l’anglais écrit et oral (niveau C2)
  • Maîtrise d’Excel
  • La maîtrise de logiciels « métiers » nécessaires au suivi financier (Qualiac, Cytric) ainsi que Banner serait un plus.

Localisation du poste

Localisation du poste

Paris

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec

Les entretiens auront lieu avec :

- Agneta Dedouche, Chargée de recrutement et gestion des carrières - DRH

- Catherine Capelle Benchimol, Responsable des affaires administratives et financières - DAI

- Vanessa Scherrer, Directrice de la Direction des affaires internationales.