Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en œuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international.

Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, executive masters, certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité.

L'offre de programmes de Sciences Po Executive Education repose sur les cinq thématiques suivantes portées à la fois par le Pôle programmes France et le Pôle Programmes international :

- Management et stratégie
- Gouvernance
- Leadership et soft skills
- Politiques et affaires publiques
- Transformations et enjeux de société.

Sciences Po Executive Education est organisée autour de 6 pôles :

- Un pôle programmes France
- Un pôle programmes International
- Un pôle marketing et communication
- Un pôle commercial
- Un pôle administratif et financier
- Un pôle d'expertises (innovation, référencement et financement).

Sous la responsabilité directe du Manager de l'équipe Transformations et Enjeux de Sociétés, vous travaillez au quotidien en binôme avec plusieurs chargés et responsables de programme en fonction du portefeuille de formation qui vous est attribué et / ou en équipe selon les programmes. 

Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion des programmes de formation :

• Gérer la relation avec les intervenantes et intervenants :
  • Établissement des plannings d’enseignement
  • Relation avec les intervenantes et intervenants en appui du responsable de programmes : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, convocations, dossiers administratifs
  • Préparation de la documentation et réservation du matériel nécessaire à chaque opération
  • Mise en place des évaluations des actions de formation
•  Gérer la relation avec les participantes et participants :
  • Réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participantes et participants aux formations diplômantes, certifiantes, avec les organismes de co-financement le cas échéant
  • Établissement des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
  • Accueil des participantes et participants et suivi de leur scolarité
  • Organisation des entretiens de sélection et des jurys
•  Gérer l’organisation logistique :
  • En externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation), conception, participation à l'organisation de l’évènementiel
  • En interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie

Assurer le suivi administratif des formations :

• Relations avec les clientes et clients, les prospects et les candidates et candidats: renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande
• Constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d’offres
• Saisie, dans la base de données, des informations relatives aux clientes et clients et aux intervenantes et intervenants
• Facturation
• Participer aux réunions et missions transverses de l'équipe (ateliers de réflexion, mise à jour des process, etc.)
• Fournir les données permettant de réaliser un reporting des activités de l’équipe à destination de la hiérarchie

Vous êtes un(e) professionnel(le), organisé(e) et orienté(e) service, capable d’assurer le suivi administratif, logistique et pédagogique des actions de formation. Vous contribuez activement à la qualité du parcours apprenant, au bon fonctionnement des sessions et au soutien opérationnel de l’équipe pédagogique. Vous bénéficiez d'une première expérience réussie dans la formations continue (Organisme de formation ou autre)

Compétences

• Savoir
  • Connaissance des dispositifs de formation professionnelle
  • Anglais courant souhaité
• Savoir-faire
  • Outils bureautiques/web et logiciels métier
  • Capacités rédactionnelles
  • Sens du service commercial et de l'accueil clients
• Savoir-être
  • Capacité à communiquer, aisance relationnelle
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation, rigueur
  • Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
  • Adaptabilité
  • Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité

La Direction des ressources humaines

L'Executive education de Sciences Po