Au sein de la DFI, l'École d'affaires publiques (EAP) offre divers programmes accessibles en français ou en anglais, en formation initiale (Master Politiques publiques, Master Affaires européennes), et en formation exécutive en un an (Master of Public Affairs), et déclinés en spécialités thématiques ou sectorielles (culture, santé, économie, sécurité, etc.). Les débouchés potentiels de l'École sont nombreux et divers, aux niveaux national, européen et international : responsables politiques, hauts fonctionnaires, cadres du secteur public et du secteur privé, entrepreneurs sociaux ou associatifs... L'École compte par ailleurs un Laboratoire de Politiques Publiques (Policy lab) qui développe des outils et méthodes permettant l'innovation pédagogique et la mise en situation des étudiants, au service de l'ensemble des formations dispensées.

Sous l’autorité de la responsable des programmes et en coopération avec un certain nombre d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous assurerez notamment les missions suivantes:

Fonctions spécialisées d’assistanat pédagogique (tronc commun d'Evaluation des politiques publiques et troncs communs du master Affaires européennes, suivi des étudiants en échange et des doubles-diplômes internationaux, et gestion d'une spécialité)

Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants, en présentiel, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs pertinents à Sciences Po ; en lien avec le service dédié de Sciences Po, accompagnement administratif des enseignants, remboursements de frais;

Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées/ an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration, envoi et mise en œuvre des grilles horaires d’enseignement, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques des étudiants ;

Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation, préparation et suivi des élections des délégués dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de l’assiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagements de scolarité;

Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys.
 

Fonctions classiques de secrétariat :

Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
Participation à la réalisation d’activités de secrétariat concernant des dossiers propres au programme et à l’Ecole.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du programme et des problématiques qui lui sont rattachées.

• Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire ;
• Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe ;
• Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
• Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative, autonomie ;
• Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
• Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre ;
• Bon niveau d’anglais requis (B2 idéalement) ;
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques ;
• Aisance sur les nouveaux logiciels - notre outil de gestion de la scolarité est propre à Sciences Po ;
• Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

• Le référent RH de l'EAP ;
• La direction de l'EAP.