Sous l'autorité de l'intendant de votre bâtiment, vous contribuez efficacement à l'accueil et à l'orientation de l'ensemble des publics de l'établissement (étudiants, professeurs, personnalités, …) en s'appuyant sur votre connaissance de l'institution et votre sens du service.
D'une manière générale, vous apportez votre concours au bon fonctionnement de l'établissement en lien avec ses publics étudiants, enseignants et salariés.

Vous serez également en charge de l'ouverture et de la fermeture des bâtiments en fonction de ses horaires de présence, du contrôle de la présence des enseignants en salle ainsi que du lancement, le cas échéant, des outils informatiques ou audiovisuels installés dans les salles.

• Accueillir et orienter le public :
  • Accueillir avec dynamisme et efficacité l’ensemble des publics internes/externes de Sciences Po ;
  • Se tenir régulièrement informé des manifestations à venir ou en cours au sein de l’institution afin de pouvoir renseigner de façon optimale les différents publics ;
  • Bien connaître la disposition des bâtiments et des salles afin de pouvoir orienter au mieux les différents publics et les mener à leur point de destination, si besoin ;
  • Renseigner rapidement les demandes formulées et savoir où aller chercher l’information si celle-ci n’est pas immédiatement disponible ;
  • Réceptionner les appels et rediriger les interlocuteurs vers les personnes ad hoc.
• Apporter un support à l’organisation des événements :
  • Aider à l’organisation et au bon déroulement des événements (manifestations, conférences, réunions et réceptions) ;
  • Assurer le contrôle aux portes/le contrôle des accès en cas de manifestations/d’événements exceptionnels.
• Gérer l’ouverture et la fermeture des bâtiments :
  • Assurer l’ouverture et/ou la fermeture des locaux à heure précise et dans le respect des règles de sécurité définies en s’assurant notamment de l’évacuation des publics et de la bonne extinction des lumières.
• Accompagner les besoins de la scolarité :
  • Réceptionner/dispatcher les documents destinés aux directions;
  • S’assurer de la présence des professeurs et des étudiants en salle de cours et mettre à jour l’information en conséquence ;
  • Assurer le suivi auprès du service du planning pour la gestion des salles.
• Installer et fermer les salles de cours :
  • Préparer les salles de cours : ouvrir les salles de cours et les amphithéâtres, installer les salles dans les configurations requises lors des intercours (ex : salles en format cinéma) ;
  • Initialiser les ordinateurs/rétroprojecteurs et tout autre outil audiovisuel ou informatique nécessaire au bon déroulé du cours si besoin ;
  • Ranger et fermer les salles de cours : ranger le matériel.
• Apporter un support lors de la préparation et du déroulement des épreuves et notamment :
  • Préparer les copies pour les examens et mettre en place les salles d’examens ;
  • Participer à l’organisation des jurys ;
  • Surveiller les espaces communs lors des examens.
• Effectuer des petites manutentions :
  • Mise en place de salles de cours/conférences ;
  • Transport de cartons.
• Participer aux activités du service courrier :
  • Réception, distribution (tournée sur le campus) et affranchissement du courrier ;
• Participer aux missions sécurité/sûreté :
  • En cas d’évacuation ;
  • Dans la prévention aux risques sécurité/sûreté ;
  • Dans l’intervention en cas de malaise ou d’intrusion.

• Bonne présentation et sens du service
• Diplomatie, discrétion, sens de l’écoute et disponibilité
• Rigueur et réactivité
• Travail en équipe
• Capacité à s’exprimer à l’oral
• Capacité à effectuer de petites manutentions (transport de cartons)
• Connaissance de base des outils informatiques
• Maîtrise de l’anglais appréciée
• Permis B souhaité

La Direction des ressources humaines

La Direction des services et moyens généraux